Privacybeleid

1. Wie zijn wij?

Beheerly BV (onder de productnaam Beheerly) is de verwerkingsverantwoordelijke voor de marketingwebsite. Voor het product zelf treedt Beheerly BV op als verwerker namens het syndicuskantoor (zie verwerkersovereenkomst).

• BTW-nummer: BE 0876.478.439 (Starterslabo)

Vragen over privacy? Contacteer onze data protection officer via dpo@beheerly.be.

2. Welke gegevens verwerken we?

Marketingwebsite

• Contactformulier: naam, e-mailadres, telefoon, bedrijfsnaam, bericht.
• Demo-aanvraag: idem + indicatie portefeuillegrootte.
• Technische logs: IP-adres, browser, bezochte pagina's (24u bewaard).
• Cookies: enkel strikt noodzakelijke cookies (login-sessie). Anonieme bezoekstatistieken via cookieless analytics (Plausible) op grond van gerechtvaardigd belang — zie het cookiebeleid.

Product (in opdracht van het syndicuskantoor)

• Gebruikersaccounts: naam, e-mailadres, rol, organisatie.
• Gebouwen, kavels, bewoners zoals door het kantoor ingegeven.
• Klachten en tickets met bijlagen (foto's, PDF's).
• Inkomende e-mails die automatisch een ticket worden.
• Offerteaanvragen en offertes van aannemers.
• Algemene vergaderingen: audio-opnames en transcripties (de stem en uitspraken van alle aanwezigen).
• Geüploade documenten voor document-Q&A (bv. aktes, die eigenaarsnamen kunnen bevatten).
• Achterstallen: naam en adres van debiteuren voor aanmaningsbrieven.

3. Waarom verwerken we deze gegevens?

• Om je vraag te beantwoorden of een demo in te plannen.
• Om het beheerproces van een mede-eigendom te ondersteunen.
• Om wettelijke verplichtingen (boekhouding, fiscaliteit) na te leven.
• Om de dienst veilig te houden (beveiligingslogs).

4. Hoe lang bewaren we gegevens?

• Contactformulier: 24 maanden na laatste contact.
• Klantgegevens: zolang de overeenkomst loopt + 10 jaar (boekhouding).
• Productdata: zolang het kantoor klant blijft. Bij stopzetting volledige export + verwijdering binnen 30 dagen.
• Beveiligingslogs: 12 maanden.

5. Met wie delen we gegevens?

Enkel met onze verwerkers (subprocessors), allen contractueel gebonden via een verwerkersovereenkomst. Een deel verwerkt gegevens binnen de EER; verwerkers buiten de EER doen dat onder de door de Europese Commissie goedgekeurde Standaard Contractbepalingen (SCC's). De volledige lijst met verwerkingsdoel, datacategorie, locatie en transfermechanisme staat in onze verwerkersovereenkomst. In het kort:

• Supabase (Frankfurt) — database en bestandsopslag — EU.
• Vercel (Frankfurt) — hosting van de applicatie — EU.
• Resend — uitgaande transactionele e-mails — VS (SCC's).
• Postmark — inkomende e-mail omzetten naar tickets — VS (SCC's).
• Anthropic — AI-triage en assistent op klacht-/tickettekst (geen training op je data) — VS (SCC's).
• AssemblyAI — transcriptie van vergaderaudio (stem van alle aanwezigen) — VS (SCC's).
• Voyage AI — embeddings voor document-Q&A — VS (SCC's).
• EasyPost — fysieke verzending van aanmaningsbrieven (naam + adres) — VS (SCC's).
• Sentry — foutregistratie (kan incidenteel PII bevatten) — VS (SCC's).
• PostHog (EU) — meten van enkele kritieke productgebeurtenissen (bv. aanmaken van een account) op grond van gerechtvaardigd belang. Geen cookies, geen tracking over websites heen.
• Upstash — rate-limiting (IP-adressen, kortstondig) — EU-regio.
• Push-diensten van Google, Apple en Mozilla — afleveren van pushmeldingen (de inhoud is end-to-end versleuteld en niet leesbaar voor de dienst) — VS (SCC's).

6. Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid van je gegevens. Stuur je verzoek naar dpo@beheerly.be. Je kan ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

7. Wijzigingen

We kunnen dit beleid aanpassen. Wijzigingen worden minstens 30 dagen op voorhand aangekondigd via e-mail aan onze klanten en bovenaan deze pagina.