Privacybeleid

1. Wie zijn wij?

Beheerly BV (onder de productnaam Beheerly) is de verwerkingsverantwoordelijke voor de marketingwebsite en voor de gegevens van zijn eigen klanten (account en facturatie). Voor het product zelf treedt Beheerly BV op als verwerker namens de klant: het syndicuskantoor, de vrijwillige syndicus of de verhuurder (zie verwerkersovereenkomst).

• BTW-nummer: BE 0876.478.439 (Starterslabo)

Vragen over privacy? Contacteer onze data protection officer via dpo@beheerly.be.

2. Welke gegevens verwerken we?

Marketingwebsite

• Contactformulier: naam, e-mailadres, telefoon, bedrijfsnaam, bericht.
• Demo-aanvraag: idem + indicatie portefeuillegrootte.
• Technische logs: IP-adres, browser, bezochte pagina's (24u bewaard).
• Cookies: enkel strikt noodzakelijke cookies (login-sessie). Anonieme bezoekstatistieken via cookieless analytics (Plausible) op grond van gerechtvaardigd belang — zie het cookiebeleid.

Product (in opdracht van de klant)

• Gebruikersaccounts: naam, e-mailadres, rol, organisatie.
• Gebouwen, kavels, bewoners zoals door het kantoor ingegeven.
• Klachten en tickets met bijlagen (foto's, PDF's).
• Inkomende e-mails die automatisch een ticket worden.
• Offerteaanvragen en offertes van aannemers.
• Algemene vergaderingen: audio-opnames en transcripties (de stem en uitspraken van alle aanwezigen).
• Geüploade documenten voor document-Q&A (bv. aktes, die eigenaarsnamen kunnen bevatten).
• Achterstallen: naam en adres van debiteuren voor aanmaningsbrieven.
• Verhuur: huurcontracten, naam en contactgegevens van huurders, huurbedragen en betalingen, indexeringen, de huurwaarborg en documenten zoals het EPC, zoals door de verhuurder ingegeven.

Facturatie

• Naam, e-mailadres, organisatie, gekozen pakket en betaalstatus van de klant. Betaalgegevens (kaart, rekening) geef je rechtstreeks in bij Stripe; Beheerly ziet ze niet.

3. Waarom verwerken we deze gegevens?

• Om je vraag te beantwoorden of een demo in te plannen.
• Om het beheerproces van een mede-eigendom of een verhuurde woning te ondersteunen.
• Om je abonnement te factureren.
• Om support te geven: een medewerker van Beheerly bekijkt de gegevens van een klant enkel met een opgegeven reden, voor een beperkte duur, en elke sessie wordt gelogd.
• Om wettelijke verplichtingen (boekhouding, fiscaliteit) na te leven.
• Om de dienst veilig te houden (beveiligingslogs).

4. Hoe lang bewaren we gegevens?

• Contactformulier: 24 maanden na laatste contact.
• Klantgegevens: zolang de overeenkomst loopt + 10 jaar (boekhouding).
• Productdata: zolang de klant klant blijft. Bij stopzetting volledige export + verwijdering binnen 30 dagen.
• Beveiligingslogs: 12 maanden.

5. Met wie delen we gegevens?

Enkel met onze verwerkers (subprocessors), allen contractueel gebonden via een verwerkersovereenkomst. Een deel verwerkt gegevens binnen de EER; verwerkers buiten de EER doen dat onder de door de Europese Commissie goedgekeurde Standaard Contractbepalingen (SCC's). De volledige lijst met verwerkingsdoel, datacategorie, locatie en transfermechanisme staat in onze verwerkersovereenkomst. In het kort:

• Supabase (Frankfurt) — database en bestandsopslag — EU.
• Netlify — hosting van de applicatie — VS (SCC's).
• Resend — uitgaande transactionele e-mails — VS (SCC's).
• Postmark — inkomende e-mail omzetten naar tickets — VS (SCC's).
• Anthropic — AI-triage en assistent op klacht-/tickettekst (geen training op je data) — VS (SCC's).
• AssemblyAI — transcriptie van vergaderaudio (stem van alle aanwezigen) — VS (SCC's).
• Voyage AI — embeddings voor document-Q&A — VS (SCC's).
• EasyPost — fysieke verzending van aanmaningsbrieven (naam + adres) — VS (SCC's).
• Sentry — foutregistratie (kan incidenteel PII bevatten) — VS (SCC's).
• PostHog (EU) — meten van enkele kritieke productgebeurtenissen (bv. aanmaken van een account) op grond van gerechtvaardigd belang. Geen cookies, geen tracking over websites heen.
• Stripe — betalingen en facturatie van abonnementen (klantgegevens, geen bewoners- of huurdersgegevens) — EU/VS (SCC's).
• Upstash — rate-limiting (IP-adressen, kortstondig) — EU-regio.
• Push-diensten van Google, Apple en Mozilla — afleveren van pushmeldingen (de inhoud is end-to-end versleuteld en niet leesbaar voor de dienst) — VS (SCC's).

6. Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid van je gegevens. Stuur je verzoek naar dpo@beheerly.be. Je kan ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

7. Wijzigingen

We kunnen dit beleid aanpassen. Wijzigingen worden minstens 30 dagen op voorhand aangekondigd via e-mail aan onze klanten en bovenaan deze pagina.