Notulen van de algemene vergadering: wat moet erin? (met sjabloon)

De notulen van de algemene vergadering zijn het officiële verslag van wat de mede-eigenaars beslisten. Ze bepalen welke werken doorgaan, welke budgetten gelden en wie wat moet doen. Bij een verkoop vraagt de notaris ze op, en bij een betwisting zijn ze het eerste bewijsstuk. Goede notulen zijn dus kort, volledig en juist.

Wat zegt de wet?

De regels over de algemene vergadering staan in art. 3.87 van het Burgerlijk Wetboek (vroeger art. 577-6). De syndicus stelt de notulen op. Ze vermelden de beslissingen met de behaalde meerderheden en de namen van de mede-eigenaars die tegenstemden of zich onthielden. Aan het einde van de vergadering ondertekenen de voorzitter, de secretaris en de mede-eigenaars die nog aanwezig zijn. De syndicus bezorgt de notulen daarna binnen dertig dagen aan alle mede-eigenaars.

Wat staat er in de notulen?

• Datum, uur en plaats van de vergadering, en of het een gewone of een buitengewone vergadering is.
• Aanwezigheden en volmachten: wie er was, wie vertegenwoordigd werd en hoeveel stemmen (aandelen) dat samen waren.
• Het quorum: werd het vereiste aantal aanwezigen en aandelen gehaald? Zo niet, dan volgt een tweede vergadering.
• De voorzitter en de secretaris van de vergadering.
• Per agendapunt: het voorstel, de belangrijkste argumenten in één of twee zinnen, de stemming (voor, tegen, onthouding) en de vereiste meerderheid.
• De namen van wie tegenstemde of zich onthield.
• Opdrachten: wie wat doet en tegen wanneer, bijvoorbeeld offertes opvragen of een aannemer aanstellen.
• De ondertekening door voorzitter, secretaris en de nog aanwezige mede-eigenaars.

Sjabloon voor de notulen

1. 1Opening. Algemene vergadering van de vereniging van mede-eigenaars [naam gebouw], [adres], ondernemingsnummer [nummer]. Gewone vergadering op [datum] om [uur] in [plaats].
2. 2Aanwezigheden. Aanwezig of vertegenwoordigd: [aantal] mede-eigenaars, samen [aantal] van de [totaal] aandelen. Lijst en volmachten in bijlage. Het quorum is wel/niet bereikt.
3. 3Bureau. Voorzitter: [naam], mede-eigenaar. Secretaris: [naam].
4. 4Agendapunt 1 – [titel]. Voorstel: [korte omschrijving]. Stemming: [x] aandelen voor, [y] tegen, [z] onthoudingen. Vereiste meerderheid: [absolute / twee derde / vier vijfde]. Beslissing: aangenomen/verworpen. Tegen: [namen]. Onthouding: [namen].
5. 5Opdrachten. [Wie] doet [wat] tegen [datum].
6. 6Sluiting. De vergadering wordt gesloten om [uur]. Getekend door de voorzitter, de secretaris en de aanwezige mede-eigenaars.

Tips voor notulen zonder discussie achteraf

• Noteer stemmen in aandelen, niet in personen. De meerderheid wordt berekend op de aandelen van de aanwezige en vertegenwoordigde mede-eigenaars.
• Houd de tekst feitelijk. Wie wat zei, hoort er enkel in als het een beslissing verklaart.
• Laat de ondertekening niet uitstellen: teken aan het einde van de vergadering.
• Bewaar de notulen bij het gebouw, samen met de oproeping en de volmachten. Een nieuwe syndicus of een koper moet ze kunnen terugvinden.
• Een beslissing kan binnen vier maanden na de vergadering bij de vrederechter betwist worden. Duidelijke notulen maken het verschil.

In Beheerly registreer je aanwezigheden, volmachten en stemmen per agendapunt tijdens de vergadering. Beheerly AI stelt op basis daarvan en van je notities een concept van de notulen op. Jij leest na en past aan voor ze vertrekken. Lees ook hoe je offertes voor werken voorbereidt voor de vergadering.