AI voor syndici: wat mag wel en niet (GDPR en AI Act)

Een syndicus mag AI gebruiken om meldingen te sorteren, mails voor te bereiden of notulen te ontwerpen, zolang de GDPR gerespecteerd wordt en een mens de beslissingen neemt. De Europese AI-verordening (AI Act) ziet zulke toepassingen niet als hoog risico, maar vraagt wel dat je medewerkers weten hoe AI werkt en dat je eerlijk bent over het gebruik ervan.

Met welke gegevens werkt een syndicus?

Namen, adressen, telefoonnummers en e-mailadressen van mede-eigenaars en huurders, maar ook betalingsachterstanden, schadegevallen, stemgedrag in de algemene vergadering en soms gezondheidsinformatie in een melding ("mijn moeder kan door de kapotte lift niet meer naar buiten"). Dat zijn persoonsgegevens. Gaat een tekst naar een AI-dienst, dan verwerkt die dienst ze ook.

Wat vraagt de GDPR?

• Een verwerkersovereenkomst (art. 28 AVG) met elke leverancier die persoonsgegevens voor jou verwerkt, ook de AI-dienst die je software gebruikt. Vraag welke AI-leverancier achter een tool zit.
• Geen training op je gegevens. Kies diensten die contractueel bevestigen dat je gegevens niet gebruikt worden om modellen te trainen.
• Doorgifte buiten de EU mag enkel met waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (art. 44 en volgende AVG). Kijk na waar de gegevens verwerkt worden.
• Minimale gegevens. Stuur enkel wat nodig is. Een gratis chatbot op je eigen telefoon met een volledige ledenlijst erin is precies wat je niet wil.
• Geen beslissingen enkel door een machine die mensen aanzienlijk raken (art. 22 AVG). Een AI mag een aanmaning voorbereiden, maar een medewerker beslist of ze vertrekt.
• Transparantie. Vermeld in je privacyverklaring dat je AI-diensten gebruikt, waarvoor en welke leveranciers.

Wat vraagt de AI Act?

De AI-verordening (Verordening (EU) 2024/1689) deelt AI-toepassingen in volgens risico. Meldingen sorteren, teksten opstellen of documenten doorzoeken voor een syndicus valt niet onder de hoog-risicolijst. Twee regels gelden wel voor jou als gebruiker. Sinds 2 februari 2025 moet je zorgen dat wie op je kantoor met AI werkt, voldoende AI-geletterd is (art. 4): weten wat de tool kan, waar hij fouten maakt en wanneer je moet nalezen. Vanaf 2 augustus 2026 gelden de transparantieregels (art. 50): wie met een chatbot praat, moet weten dat het een AI is, en die plicht ligt in de eerste plaats bij de leverancier van de chatbot.

Vijf afspraken voor je kantoor

1. 1Een mens keurt alles goed wat naar buiten gaat: mails, brieven, notulen en offerteaanvragen.
2. 2Alleen goedgekeurde tools. Geen persoonsgegevens in losse, gratis AI-apps; wel in software met een verwerkersovereenkomst.
3. 3Korte opleiding voor iedereen die AI gebruikt, met voorbeelden van fouten die de tool maakte. Dat is je AI-geletterdheid.
4. 4Nalezen op feiten. AI kan wetsartikelen, bedragen en datums verzinnen. Controleer ze altijd, zeker in notulen en aanmaningen.
5. 5Eerlijk communiceren. Zeg in je privacyverklaring en, waar nuttig, in je mails dat je AI gebruikt om sneller te antwoorden.

In Beheerly doet AI voorstellen: een categorie en urgentie voor een melding, een concept voor een mail of notulen, een antwoord op een vraag over de documenten van een gebouw. De syndicus beslist en niets vertrekt zonder goedkeuring. De AI-leveranciers staan met hun locatie in onze verwerkersovereenkomst en ons privacybeleid. De taalmodellen van Anthropic die Beheerly gebruikt, worden niet getraind op je gegevens. Lees ook hoe je meldingen van bewoners opvolgt.

Dit artikel is algemene informatie, geen juridisch advies. Twijfel je over een concrete verwerking, vraag het aan je functionaris voor gegevensbescherming of kijk op de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit.