De WhatsApp-groep van het gebouw: handig, maar geen beheerkanaal

Een WhatsApp-groep van het gebouw is handig om buren snel iets te laten weten, maar het is geen kanaal om defecten te melden of beslissingen te nemen. Meldingen raken er zoek, niet elke bewoner zit erin en wat er besproken wordt, heeft geen juridische waarde. Beslissingen horen in de algemene vergadering, meldingen bij de syndicus.

Waar de groep wel goed voor is

• Buren verwittigen: de voordeur staat open, er staat een pakje in de hal, morgen komt de glazenwasser.
• Elkaar helpen: wie heeft een ladder, wie kan de planten water geven?
• Een snelle vraag of iemand anders hetzelfde merkt, zoals geen warm water sinds vanochtend.

Waarom het geen beheerkanaal is

• Meldingen raken zoek. Een defect dat tussen twintig andere berichten staat, wordt niet opgevolgd. Iedereen denkt dat iemand anders de syndicus al verwittigde.
• Niet iedereen zit erin. Eigenaars die er niet wonen, oudere bewoners zonder smartphone of huurders die net verhuisden, missen de informatie.
• Beslissingen tellen niet. Een duim omhoog in de groep is geen stemming. Beslissingen over de gemeenschappelijke delen neemt de algemene vergadering. Schriftelijk beslissen buiten een vergadering kan wel, maar enkel als alle mede-eigenaars akkoord gaan (art. 3.87 BW).
• Oproepingen ook niet. De oproeping voor de algemene vergadering gaat per aangetekende zending, tenzij een mede-eigenaar individueel, uitdrukkelijk en schriftelijk aanvaardde om ze op een andere manier te krijgen, zoals per e-mail. Een bericht in een groep volstaat niet.
• Ruzies escaleren. Een discussie over lawaai of kosten wordt snel persoonlijk, met iedereen als publiek.

En de GDPR?

In een groep ziet iedereen elkaars telefoonnummer. Richt een bewoner de groep op als buur, dan is dat een zaak tussen buren. Richt de syndicus ze op, dan verwerkt hij persoonsgegevens voor zijn beheer: hij voegt dan enkel mensen toe die daar zelf om vroegen, deelt er geen gegevens over achterstallen, schadegevallen of klachten over een bepaalde bewoner, en zorgt dat wie het gebouw verlaat ook uit de groep gaat. Veel syndici kiezen daarom om niet zelf in de groep te zitten.

Vier afspraken die werken

1. 1Spreek af waarvoor de groep dient en zet dat bovenaan in de groepsbeschrijving: burenhulp en korte berichten, geen meldingen en geen beslissingen.
2. 2Geef een vast meldkanaal voor defecten, bijvoorbeeld een QR-code in de inkomhal, en verwijs ernaar wanneer iemand in de groep een probleem meldt.
3. 3Officiële informatie komt van de syndicus, via mail, brief of een aankondiging die elke bewoner krijgt, ook wie niet in de groep zit.
4. 4Respecteer de privacy van buren: geen foto's van anderen, geen namen bij klachten.

Met Beheerly melden bewoners een defect via een QR-code of de bewonersapp en volgen ze zelf de status, zonder dat de syndicus in een groepsgesprek hoeft te zitten. Aankondigingen bereiken elke bewoner, ook wie geen WhatsApp heeft. Lees ook onze werkwijze om meldingen op te volgen.